Politique de protection de la vie privée des clients HMS

Le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour conclure un contrat et vous fournir des produits ou des services ainsi que pour traiter les demandes en garantie et les paiements.

Nous collectons le nom de votre entreprise, les données de contact ainsi que des informations sur les paiements et les produits commandés. Si vous utilisez nos services en ligne dans ce cadre, votre numéro IP sera également enregistré.

Les données collectées pendant le traitement de la commande peuvent aussi être utilisées pour vous contacter concernant des mises à jour de produits et des avis, des enquêtes auprès des clients HMS et la commercialisation de nouveaux produits et services.

Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations, vous pouvez nous demander de bloquer leur réception en nous contactant.

Nous conserverons vos données pendant sept ans après votre dernier contact avec nous; passé ce délai, elles seront effacées.

Par ailleurs, les données relatives aux transactions économiques seront archivées conformément aux prescriptions légales en matière de comptabilité et de fiscalité, en général pendant au maximum dix ans en plus de l’année en cours.

Lorsque vous utilisez nos services cloud, nous traitons les catégories suivantes d’informations :  

• Données d’identification (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom de l’entreprise)
• Données du compte (nom d’utilisateur, nom du compte)
• Liste de vos périphériques (comme Flexy/Cosy/CD/Netbiter)
• Trafic de métadonnées (comprenant : la durée de la connexion, le nombre de connexions et le périphérique eWON appelé ou d’autres métadonnées similaires)
• Identifiants (mot de passe, indice de mot de passe)
  
   

Nous traiterons vos données tant que vous disposez d’un compte de service actif. S’il n’y a plus aucun trafic lié au compte pendant sept ans, le compte et toutes les données qui y sont liées seront définitivement supprimés.

Nous traitons cette information pour pouvoir vous fournir les services conformément aux conditions d’utilisation ainsi que pour développer et maintenir nos services.

Pour offrir des services de qualité optimale et vous soumettre des offres de prix, etc., nous utilisons un système de gestion des relations clients. Dans ce système, nous enregistrons vos données de contact, nos activités (appels téléphoniques, e-mails, visites, etc.) et le type d’informations que vous souhaitez recevoir.

Ce traitement repose sur un intérêt légitime et nous conservons ces informations pendant sept ans à compter de la dernière activité.

Pour vous offrir une assistance client, nous traitons vos données de contact, des informations sur le produit ou le service pris en charge et d’autres informations que vous pouvez nous transmettre en rapport avec le dossier de support.

Pour assurer un suivi efficace de vos dossiers, nous conservons ces données pendant sept ans à compter du dernier contact; passé ce délai, nous pouvons conserver des informations de support générales pour améliorer nos produits et solutions, mais nous supprimerons toutes les données qui peuvent être associées à une personne.

Ce traitement repose sur un intérêt légitime ou sur une exigence contractuelle lorsque le produit est sous garantie.

Nous vous envoyons des informations marketing si vous êtes client, que vous vous êtes activement inscrit pour recevoir des e-mails marketing ou que vous avez témoigné d’une autre manière un intérêt évident pour HMS et ses produits et services, par exemple lors de salons ou de séminaires. Nous pouvons aussi obtenir des données d’adresse de la part de partenaires marketing qui fournissent des adresses aux entreprises qui le demandent.

À des fins statistiques, nous utilisons des balises web dans nos e-mails marketing pour vérifier si l’e-mail a été ouvert, les liens qui sont suivis ainsi que la date et l’heure.

Vous pouvez à tout moment décliner la réception de messages marketing en cliquant sur le lien de désinscription qui se trouve en bas de l’e-mail que nous vous avons envoyé. Vous pouvez aussi décliner toute autre activité de marketing en nous contactant à l’adressant figurant au bas de cette politique. Vous pouvez refuser d’être contacté par des canaux de communication spécifiques (téléphone, e-mail, fax, etc.)

Notre traitement à des fins de marketing repose sur un intérêt légitime ou sur votre consentement lorsque vous vous inscrivez sur des listes de mailing ou que vous témoignez d’une autre manière un intérêt évident pour nos produits.

Pour améliorer notre offre, vérifier les tendances et votre satisfaction globale envers HMS et ses produits et services, nous réalisons régulièrement des enquêtes auprès de nos clients.

Sauf mention contraire, nous conservons vos données de contact avec vos réponses afin de pouvoir, le cas échéant, donner suite aux informations que vous avez fournies.

L’envoi de ces enquêtes repose sur un intérêt légitime et les réponses que vous donnez reposent sur votre consentement de participer à l’enquête.

Si vous assistez à des séminaires, présentations ou ateliers de formation organisés par HMS, en ligne ou dans un lieu physique, nous conservons vos données de contact à des fins de suivi et de marketing.

Les événements peuvent être enregistrés; si cela devait être le cas, les participants en seront informés.

Si des repas sont prévus, nous pouvons vous demander vos préférences alimentaires; cette information peut être sensible et ne sera traitée que si elle est nécessaire pour l’organisation de l’événement et elle sera ensuite effacée.

Si vous fournissez des informations sur nos forums en ligne ou sur les comptes de médias sociaux gérés par HMS, vous donnez votre consentement pour que nous traitions ces données. Nous vous demandons de ne pas publier d’informations qui pourraient être associées à une tierce personne.

Lorsque vous visitez nos pages Web, nous collectons automatiquement certaines informations techniques sur le serveur Web :

Le nom du fichier consulté, la date et l’heure de la consultation, la quantité de données transférées, la notification de l’accès réussi, le navigateur Internet, le domaine demandeur et les adresses IP publiques de l’ordinateur demandeur.

Nous conservons ces informations sur la base d’un intérêt légitime dans le seul but de pouvoir identifier toute utilisation abusive ou tout problème technique. Les journaux de serveur sont conservés pendant six mois.

When using our live chat service, we store such data as name, email address, IP number, browser information, operating system, geolocation, previous visited pages on our website and a copy of the chat text transcript.

We process this information based on your consent, given before you start the chat service.

Data will be kept for a maximum of 45 days, to allow both HMS and yourselves to continue an existing chat thread.

Pour pouvoir finaliser nos services, nous pouvons transmettre vos données à des parties externes, qui sont alors les responsables du traitement. Cela inclut :

• votre adresse et vos données de contact aux sociétés de transport chargées de la livraison de votre commande,
• vos données de contact à des distributeurs agréés chargés de vendre nos produits, de répondre à vos demandes de produits, d’organiser des activités de marketing ou promotionnelles, des concours, des jeux et des événements similaires ainsi que pour lutter contre la fraude,
• des données de facturation, comme la consommation de données, à un distributeur agréé HMS lorsque nous vous vendons des produits par ce canal.

Nous ne vendrons jamais vos données à des tiers, mais nous pouvons traiter vos données dans les entités du groupe HMS présentes dans le monde entier.

Nous tenons à vous informer que, nonobstant ce qui précède, dans le cas où une autorité compétente désignée demanderait à HMS Industrial Networks de conserver et de communiquer des données à caractère personnel, le contenu de communications et/ou des données de trafic, nous fournirons toutes les informations et l’assistance raisonnables pour satisfaire cette demande.

Nous utilisons des sous-traitants externes pour vous fournir différents services, dont :

• Prestataires de services IT (hébergement, sauvegarde, solutions cloud, etc.)
• Partenaires marketing (enquêtes, e-mailing, etc.)
• Services de traitement de paiements, comme les cartes de crédit

Ces prestataires de services ne sont autorisés à traiter des données que pour le compte de HMS et conformément à nos instructions spécifiques.

Nous utilisons des sous-traitants externes pour vous fournir différents services, dont :

• Prestataires de services IT (hébergement, sauvegarde, solutions cloud, etc.)
• Partenaires marketing (enquêtes, e-mailing, etc.)
• Services de traitement de paiements, comme les cartes de crédit

Ces prestataires de services ne sont autorisés à traiter des données que pour le compte de HMS et conformément à nos instructions spécifiques.

La protection de vos données revêt une grande importance pour nous. Nous utilisons des systèmes de protection de données actualisés et prenons des mesures adéquates en matière de sécurité.

Les entités de HMS Industrial Networks s’engagent à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel et des données de communication fournies, collectées et/ou enregistrées dans nos systèmes et elles ne les conservent pas plus longtemps que ce qui est autorisé pour l’exécution de leurs services ou comme requis par la législation en vigueur.

Vos données à caractère personnel et de communication seront uniquement accessibles aux employés autorisés de HMS Industrial Networks qui doivent y accéder pour pouvoir s’acquitter de leurs tâches.

Vos données peuvent être conservées et traitées dans un des pays dans lesquels HMS Industrial Networks est implantée, y compris en dehors de l’Espace économique européen (Union européenne, Norvège, Liechtenstein et Islande).

Nous effectuons ce transfert uniquement si le destinataire des données est situé dans un pays qui offre un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou si des garanties appropriées, comme celles en vigueur au sein de l’UE, ont été fournies à HMS Industrial Networks en exécutant des clauses contractuelles types.

Vous avez le droit de savoir quelles données nous traitons à votre sujet et vous avez le droit de faire rectifier ou supprimer vos données, sauf si une obligation légale nous impose de les conserver. Vous avez également le droit à la portabilité des données.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement pour le traitement de vos données. Veuillez noter que ce retrait n’affectera pas la légitimité du traitement basé sur votre consentement avant le retrait.

Si vous souhaitez exercer un de vos droits, contactez-nous en utilisant les données de contact ci-après. Dans un délai raisonnable, après vérification de votre identité et dans la mesure où votre demande est légitime, nous répondrons à votre demande, à condition qu’en agissant de la sorte, nous n’enfreignions pas la législation en vigueur.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur la façon dont nous traitons vos données. Le principal responsable du traitement des données est :

HMS Industrial Networks AB
Att: Data protection responsible
PO Box 4126
SE-300 04 Halmstad
Sweden
dataprotection@hms-networks.com

Pour les services cloud Talk2M, le responsable du traitement est :

HMS Industrial Networks SA
Att: Data protection responsible
22, Avenue Robert Schuman
1400 Nivelles
Belgium
dataprotection@hms-networks.com

For Intesis cloud services:

HMS Industrial Networks SLU
Att: Data protection responsible
Milà i Fontanals , 7
08700 Igualada
Spain
intesis-info@hms-networks.com  

Si vous estimez que nous n’avons pas respecté nos obligations, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Pour HMS Industrial Networks, l’autorité de contrôle est :

Integritetsskyddsmyndigheten / Swedish Authority for Privacy Protection
Box 8114
104 20 Stockholm
Sweden
http://www.imy.se